1. Vai trò của chúng tôi với tư cách “Quan chức nhà trường” (School Official)

Khi cung cấp dịch vụ cho trường học, khu học chánh (school district), trung tâm đào tạo hoặc tổ chức giáo dục khác (“Nhà trường”), NCA Open hoạt động với tư cách là “quan chức nhà trường” (school official) có lợi ích giáo dục hợp pháp theo FERPA — khi và chỉ khi Nhà trường đã ủy thác dịch vụ và giữ quyền kiểm soát đối với hồ sơ giáo dục.

Chúng tôi thực hiện các dịch vụ giáo dục được Nhà trường ủy thác (ví dụ: lớp học tương tác, luyện thi, theo dõi tiến độ) và chịu sự kiểm soát trực tiếp của Nhà trường đối với việc sử dụng và bảo quản hồ sơ giáo dục.
NCA Open không tự quyết định mục đích giáo dục độc lập ngoài phạm vi hợp đồng hoặc chỉ thị của Nhà trường.
Khi cá nhân tự đăng ký và sử dụng nền tảng ngoài bối cảnh Nhà trường, dữ liệu đó không được mô tả là hồ sơ giáo dục FERPA trừ khi Nhà trường tích hợp hoặc nhập học sinh vào hệ thống theo thỏa thuận.

2. Thu thập và sử dụng hồ sơ giáo dục (Educational Records)

Chúng tôi chỉ thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin nhận dạng cá nhân (PII) từ hồ sơ giáo dục của học sinh theo chỉ thị trực tiếp từ Nhà trường hoặc trong phạm vi tính năng mà giáo viên/quản trị viên được Nhà trường ủy quyền sử dụng.

Dữ liệu có thể bao gồm: tên hiển thị hoặc mã học sinh, email lớp học (do Nhà trường cung cấp), lớp/khóa học được gán, điểm luyện tập, câu trả lời bài kiểm tra, tiến độ hoàn thành bài giảng và nhật ký hoạt động học tập trên nền tảng.
Dữ liệu chỉ được sử dụng để cung cấp, vận hành và cải thiện các tính năng giáo dục (tạo khóa học, lớp học tương tác, luyện thi IELTS/TOEIC/VSTEP/HSK, v.v.).
Hỗ trợ giáo viên và Nhà trường theo dõi tiến trình học tập, báo cáo trong phạm vi công cụ hiện có — không dùng cho mục đích ngoài giáo dục mà Nhà trường không ủy quyền.

3. Cam kết không tiết lộ thông tin

Chúng tôi cam kết bảo mật và tuân thủ các giới hạn nghiêm ngặt của FERPA về chia sẻ hồ sơ giáo dục:

Không bán hoặc cho thuê: Chúng tôi KHÔNG bán, cho thuê hoặc chia sẻ dữ liệu học sinh cho bên thứ ba vì mục đích thương mại hoặc tiếp thị.
Không quảng cáo hướng đối tượng: Dữ liệu học sinh sẽ không được dùng để xây dựng hồ sơ hành vi nhằm phục vụ quảng cáo (behavioral advertising).
Tiết lộ hạn chế: Chỉ chia sẻ với nhà thầu phụ kỹ thuật trực tiếp phục vụ vận hành hệ thống (ví dụ: CDN Cloudflare, hạ tầng lưu trữ máy chủ), trong phạm vi họ xử lý dữ liệu theo hợp đồng và cam kết bảo mật tương đương.
Không công bố hồ sơ giáo dục cho công chúng hoặc bên thứ ba khác ngoài các trường hợp FERPA cho phép hoặc Nhà trường ủy quyền bằng văn bản.

4. Quyền của phụ huynh và học sinh đủ tuổi (Eligible Students)

Theo FERPA, phụ huynh (hoặc học sinh/eligible student từ 18 tuổi trở lên tại các cơ sở giáo dục đại học của Hoa Kỳ) có quyền kiểm tra, xem lại và yêu cầu sửa đổi hồ sơ giáo dục.

Vì dữ liệu trên NCA Open trong bối cảnh FERPA được quản lý bởi Nhà trường, các yêu cầu truy cập hoặc sửa đổi thường được gửi qua Nhà trường trước. Chúng tôi sẽ phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ Nhà trường phản hồi kịp thời các yêu cầu hợp lệ từ phụ huynh hoặc học sinh đủ tuổi.

Phụ huynh/học sinh có thể liên hệ Nhà trường để yêu cầu xem, sao chép hoặc sửa hồ sơ giáo dục lưu trên nền tảng.
Nếu cần hỗ trợ kỹ thuật từ phía NCA Open, Nhà trường hoặc phụ huynh (qua Nhà trường) có thể liên hệ [email protected] hoặc số điện thoại công bố tại trang Liên hệ.
Chúng tôi không tự quyết định tiết lộ hồ sơ cho bên thứ ba khi chưa có ủy quyền hoặc căn cứ pháp lý phù hợp theo FERPA.

5. Bảo mật và tiêu hủy dữ liệu

Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức hợp lý để bảo vệ hồ sơ giáo dục, bao gồm truyền tải qua HTTPS, kiểm soát truy cập tài khoản, phân quyền workspace/lớp học và giám sát lạm dụng hệ thống.

Khi hợp đồng với Nhà trường chấm dứt hoặc khi dữ liệu không còn cần thiết cho mục đích giáo dục ban đầu, chúng tôi sẽ xóa hoặc ẩn danh hóa hồ sơ giáo dục của học sinh theo yêu cầu của Nhà trường và thỏa thuận dịch vụ, trừ khi pháp luật yêu cầu lưu giữ lâu hơn.

Không có phương thức lưu trữ hoặc truyền tải nào an toàn 100%. Nếu xảy ra sự cố bảo mật ảnh hưởng hồ sơ giáo dục, chúng tôi sẽ thông báo Nhà trường và phối hợp khắc phục theo quy định áp dụng.

6. Liên hệ và cập nhật tuyên bố

Nhà trường hoặc phụ huynh (thông qua Nhà trường) có câu hỏi về tuân thủ FERPA khi sử dụng NCA Open: xem trang Liên hệ để biết địa chỉ, điện thoại và thông tin doanh nghiệp; hoặc email [email protected].

Chúng tôi có thể cập nhật Tuyên bố này khi thay đổi tính năng, hướng dẫn pháp lý hoặc thực hành bảo mật. Ngày cập nhật được ghi ở đầu trang; phiên bản mới có hiệu lực khi đăng tải tại đường dẫn này.